公共关系活动中进行人际传播的目的,就是要和公众进行有效的沟通。有效的人际传播,需要根据人际传播特点以及组织与公众的特点来进行。虽然人际传播是个人与个人的信息交流、信息沟通,但是在公共关系工作中,公共关系人员利用人际传播方式并不意味着他与公众某一成员的交往就是一种纯私人性质的个人交往活动,而是作为一个组织的代表者来从事人际传播活动的。因此,公共关系中运用人际传播技巧应注意以下几点:
1、以开放、平等、积极的心态和行为进行人际传播
所谓开放,就是对人讲心里话,坦率诚恳地表白自己。社会心理学和传播学研究表明,当人们与自我暴露水平较高的人打交道时,最有可能进行较多的暴露。所以,公共关系人员应当具备坦诚、大方的个性。同时,人际传播的开放性应当与社会认同的准则相符合,掌握开放的分寸,因为过分开放也会适得其反,让人难以接受。另外,平等地进行人际传播也是实现良好沟通的重要一环。无论上级对待下级,还是领导对待职员,服务员对待顾客,缺乏平等的交流,都难以使人口服心服,也难以实现人际传播的目的。与人际传播的平等性同样重要的是人际传播的积极性。公共关系人员只有对公众表现出积极的关切,才能够培养出人际传播的良好氛围。反之,如果在人际传播中以消极的态度对待公众,就只会引起公众的反感,难以达到预期的目的。
2、全面正确地运用人际吸引的手段
人际传播中,恰当地运用人际吸引手段是取得成功的重要方面。在人际传播中,运用自己的外表取悦于公众,只是进入到初步和浅层的阶段。在以外貌、风度、气质吸引公众,获取好感的同时,公共关系人员更应根据人际吸引的各种要素,全面地加以理解和运用,促进人际传播目标的实现。
首先,应根据人们态度的类似性进行人际吸引。俗话说,物以类聚,人以群分。人与人之间若具有共同的态度和人生观、价值观,就容易获得对方的共鸣和响应。在公共关系人际传播中,公共关系人员应该树立公众至上的意识,把公众利益作为组织制定政策和采取行动的根本出发点,并在人际传播中以恰当方式加以表现。只有尽量为公众着想,才能缩短彼此之间的距离,以达到最佳的沟通。
其次,应根据人们交往的互补性进行人际吸引。所谓互补性,是指人们倾向于接近那些能够补充自己的需要和个性品质的人。因此,公共关系人员应该在自己的性格、观念和气度等方面培养出具有广泛适应性的“弹性”,学会与各种各样的人打交道,并在此交往中,实现其传播目的。
第三,应通过提高交往的频率,提高人际吸引力。一个人对他人的接触次数越多,就越容易加深别人对他的印象和了解。根据这种交往频率与人际传播效应,就应当在公共关系工作中,经常有意识地与各类公众保持联系,与群众打成一片。
3、顺应人际传播特点
人际传播有着区别于人类其他传播形式的共同点和区别点。在人际传播过程中,应当顺应这些特点实施和操作。例如,随机性是人际传播的一个重要特点。那么在人际传播过程中,就应当注意通过公众的行为(如姿态、表情、眼神、动作等)和语言,及时了解信息发出后在对方引起的反应,而且注意根据这种反馈信息来审视自己的传播行为,测试传播效果,以便及时调整自己的传播行为。这种在人际传播中的随机应变,有利于提高传播的有效性。又如,灵活性也是人际传播的另一重要特点。在人际传播过程中,应当根据组织需要和公共关系计划的需要,在实施过程中,不拘泥于固定的时间和地点限制,只要有利于传播内容的传递就应当扩大人际传播场所,利用各种适当的时间,不失时机地进行传播沟通。再如,针对性也是人际传播的一个重要特点。在人际传播过程中,传播者应当充分考虑到接受者的个性特点、心理特征、经验范围等多方面的情况,有针对性地开展传播工作。